Menu Sluiten

Gebruikerservaring Scipio Online

Marian Bakker – Protestantse Gemeente Beilen-Hijken-Hooghalen

Op het moment van schrijven heb ik, als vrijwilliger op het Kerkelijk bureau van de Protestantse Gemeente Beilen-Hijken-Hooghalen, ongeveer een jaar gebruikerservaring met het Scipio-onlineprogramma. Scipio-online is een toegankelijk programma. Na een korte uitleg van een ervaren medewerker ben ik er gewoon mee aan de slag gegaan.

Als beginner kon ik er best snel mee overweg. Mijn taak in het geheel is het bijhouden van de ledenadministratie. Daarbij hoort het snel kunnen vinden van personen en gezinnen (pastorale eenheden). De daarbij behorende diepere informatie is uitgebreid en overzichtelijk. De diverse onderdelen zoals burgerlijke en kerkelijke gegevens, groepen, wijken, secties enz. worden in duidelijke ‘kopjes’  aangegeven. Wijzigingen en aanpassingen zijn snel door te voeren.

De mutaties vanuit LRP (Landelijke Ledenadministratie PKN) worden na het actualiseren in Scipio, automatisch weergegeven in Scipio-online. Daaruit rolt een duidelijk overzicht, dat nog kan worden aangevuld met eventuele andere wijzigingen en informatie. Dit overzicht kan direct vanuit het systeem per groepsmail worden doorgestuurd naar bijvoorbeeld de wijkbezoekers.

Voorwaarde is natuurlijk dat de basisinformatie up-to-date is, zoals bijv. de wijkindelingen met de bijbehorende predikanten, ouderlingen en vrijwilligers en de juiste gegevens behorend bij diverse mailgroepen. Dit wordt door onze vaste medewerkster perfect bijgehouden.Het maken van selecties om een lijst met de gevraagde overzichten (groepen en/of personen) te krijgen vraagt meer training en ervaring. Zodra de basis waarmee je zo’n lijst opbouwt, en de selecties (criteria) die je in verschillende stappen aangeeft duidelijk zijn, gaat het zeker lukken.
 
De mogelijkheid om gerichte lijsten te kunnen maken via ‘selectie’ is erg handig en hier wordt vanuit de gemeente ook veel naar gevraagd.Ook de Scipio-app is erg handig in het gebruik. Een snel overzicht van de agenda met alle activiteiten heb je altijd bij de hand. Ook het up-to-date houden van de app is goed te doen.
 
Tot slot kan ik concluderen dat het Scipio-onlineprogramma een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk programma is met veel mogelijkheden. Het is ‘gemeente-breed’ inzetbaar, afhankelijk van de functie/rol die de gebruiker binnen de kerkelijke gemeente heeft.Ik beveel het Scipio-onlinepakket zeker aan.
Marian Bakker-ter Keurs

Gebruikerservaring Scipio offline

Klaaske Leusink – Hervormde Gemeente IJsselmuiden/Grafhorst

Gedurende ruim 15 jaar ben ik werkzaam als administratief  medewerkster in het kerkelijk bureau van de Herv. Gemeente IJsselmuiden/Grafhorst. Ik verricht ondersteunende werkzaamheden op allerlei gebied, maar voornamelijk t.b.v. het College van Kerkrentmeesters van onze gemeente. Een belangrijk deel van mijn werkzaamheden bestaat uit het goed op orde houden van de ledenadministratie. Hiervoor werk ik met Scipio offline, al sinds Hagru met dit ledenadministratie-programma begonnen is.

Met Scipio ben ik zeer content. Sinds een aantal jaren is het verplicht om de kerkelijke gegevens ook door te geven aan LRP (de landelijke ledenregistratie van de PKN). In Scipio bestaat de mogelijkheid om de gegevens vanuit LRP te importeren, waarna deze gegevens weer eenvoudig doorgegeven kunnen worden aan de betreffende predikant, ouderling enz.

In Scipio kunnen gemeenteleden gemakkelijk opgezocht worden en is de diepere informatie snel en gemakkelijk te vinden. Wijzigingen zijn eenvoudig aan te brengen. Bij elk gemeentelid zijn diverse rubriekjes/tabbladen waar de verschillende burgerlijke/kerkelijke gegevens over een gemeentelid zijn opgenomen. Voorbeeld: als er iemand lid wordt van deze gemeente en hij of zij komt van een ander kerkgenootschap, kun je het doop- en/of het belijdenisbewijs toevoegen onder het tabje documenten bij deze persoon. Dan hou je de oorspronkelijke gegevens erbij, wat toch nog wel regelmatig van pas komt.

Helemaal super zijn de vele mogelijkheden om lijsten/selecties te maken t.b.v. de kerkenraden, de leiding van jeugdclubs om bijv. kinderen uit te nodigen voor de clubs en verenigingen, of overzichten om ouderen uit te nodigen voor diverse activiteiten in de gemeente. Welk overzicht er ook maar gevraagd wordt: het is heel gemakkelijk te selecteren vanuit Scipio.

Er kan geselecteerd worden op leeftijd, op geboortedatum, op straat, op postcode, noem maar iets op, bijna niets is onmogelijk. Wat ook een groot voordeel is: vanuit Scipio is het hele gebeuren betreffende de Kerkbalans te realiseren, van het jaarlijks aanschrijven van de gemeenteleden om een bijdrage toe te zeggen, tot de uitvoering van het binnenhalen van de toegezegde bedragen d.m.v. incasso, acceptgiro enz. tot het sturen van herinneringen e.d. Dit geldt tevens voor het uitvoeren van de werkzaamheden op het gebied van de Solidariteitskas.Ook worden maandelijks de jarigen boven de 18 jaar geselecteerd die dan een kaartje toegestuurd krijgen en een foldertje waarin om een bijdrage gevraagd wordt (Verjaardagsfonds).

Nog een belangrijk punt: bij vragen of problemen kun je altijd contact opnemen met de helpdesk en binnen no-time worden je vragen beantwoordt of wordt naar oplossingen gezocht. Regelmatig krijgen we updates voor Scipio aangezien men bij Hagru dan weer nieuwe zaken of handigheidjes toegevoegd heeft, die dan, ook vaak n.a.v. vragen van gebruikers, gerealiseerd worden.

Op de dagen van de Scipio Gebruikersvereniging worden we bijgepraat over nieuwe zaken in Scipio en worden er meestal ook workshops gehouden om de gebruikers bij te trainen met alle mogelijkheden in Scipio. Kortom, het programma is zeer gebruikersvriendelijk en ik ben blij dat ik hiermee werk. Ik kan iedereen dan ook aanraden, vooral bij kerkelijk administraties, om gebruik te maken van Scipio.

Klaaske Leusink